POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL PERSONAL
TRANSPORTADORES COMERCIALES COLOMBIANOS S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento y en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), la Ley 2300 de 2023, el Código Sustantivo del Trabajo y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, adopta la presente Política, aplicable al Tratamiento de los datos personales de aspirantes, trabajadores, aprendices y practicantes, contratistas de servicios personales, extrabajadores y de los familiares, beneficiarios y contactos de emergencia que estos suministren. Obliga a todos los trabajadores, administradores, contratistas y terceros que traten datos por cuenta de la Empresa, y cobija todas las bases de datos físicas y digitales de gestión humana, nómina, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, control de acceso y videovigilancia.
El Tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. La Empresa trata datos de identificación y contacto; datos académicos, laborales y contractuales (hoja de vida, cargo, salario y pagos, jornada, evaluaciones de desempeño, novedades y procesos disciplinarios); datos financieros y de seguridad social (cuenta bancaria, información tributaria, afiliaciones a EPS, pensiones, ARL, caja de compensación y cesantías); datos de familiares, beneficiarios y contactos de emergencia, incluidos los de niños, niñas y adolescentes, cuyo Tratamiento se hace siempre en su interés superior y con autorización de su representante legal; y datos sensibles, tales como los relativos a la salud (exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso, incapacidades y condiciones de discapacidad), datos biométricos y de imagen para control de acceso, tiempos y seguridad, y la pertenencia a organizaciones sindicales. Respecto de los datos sensibles el Titular no está obligado a autorizar su Tratamiento; cuando la Empresa lo solicite, informará su carácter facultativo y la finalidad específica, y solo los tratará cuando exista autorización expresa o una habilitación legal.
Las finalidades del Tratamiento son: adelantar procesos de selección, contratación, vinculación y desvinculación; ejecutar y administrar la relación laboral o contractual; liquidar y pagar nómina, prestaciones sociales, aportes a la seguridad social, parafiscales y beneficios extralegales; cumplir obligaciones tributarias, laborales, contables y de reporte ante autoridades administrativas y judiciales; administrar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y los programas de bienestar y capacitación; evaluar el desempeño y adelantar procesos disciplinarios; controlar el acceso a instalaciones y sistemas, la asistencia y los tiempos de trabajo; proteger personas y bienes mediante videovigilancia; expedir certificaciones laborales y atender referencias autorizadas por el Titular; elaborar estadísticas internas agregadas; y ejercer o defender los derechos de la Empresa. Los datos no se usarán para finalidades distintas de las aquí previstas. La autorización se obtiene por escrito, en forma verbal o mediante conductas inequívocas, en documento independiente o incorporado al contrato, y la Empresa conserva prueba de ella. No se requiere autorización cuando la información sea requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando se trate de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, ni cuando el Tratamiento esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
El Titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos; a solicitar prueba de la autorización; a ser informado sobre el uso dado a sus datos; a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; a revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida; y a acceder gratuitamente a ellos.
La Empresa adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de la información, incluidos controles de acceso, cifrado cuando corresponda, copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad y capacitación del personal. Los Encargados que traten datos por cuenta de la Empresa (operadores de nómina, proveedores tecnológicos, entidades de seguridad social, aseguradoras y proveedores de servicios médicos ocupacionales) suscriben cláusulas de tratamiento y confidencialidad; las transferencias y transmisiones internacionales se realizan a países con niveles adecuados de protección o con las garantías exigidas por la normatividad. Los datos se conservan durante la relación laboral o contractual y, luego de su terminación, por los términos de prescripción y conservación exigidos por la ley laboral, tributaria y de archivo. Los incidentes de seguridad se gestionan internamente y se reportan a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados cuando corresponda.
Las bases de datos se inscriben y actualizan en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando la ley lo exige. Esta Política rige desde la fecha de su publicación y durante el término de las bases de datos; sus modificaciones se comunicarán al personal por los canales internos habituales antes de su implementación. El aviso de privacidad y los formatos de autorización forman parte integral de este documento.